17 Avr Quelles options pour mon assemblée générale en période de coronavirus?
Le COVID-19 nous impose à tous le confinement depuis déjà quelques semaines et nous ne savons pas combien de temps cela durera… d’où une certaine complexité pour organiser les assemblées générales…
Le Ministre de la Justice, Monsieur Koen Geens, a rédigé l’Arrêté Royal n°4 publié le 9 avril 2020 qui permet aux entreprises qui auraient dû tenir leur assemblée générale entre le 01/03/2020 et le 03/05/2020 de le faire via 2 options :
Option 1 – Tenir l’assemblée selon les modalités particulières liées au COVID-19
La première option consiste à permettre la tenue de l’assemblée générale, soit en votant à distance par correspondance avant l’assemblée en utilisant un formulaire ad hoc, soit en donnant une procuration avant l’assemblée générale à un mandataire unique désigné par l’organe d’administration.
Aussi, l’assemblée pourra se tenir à distance par vidéoconférence et ce même sans autorisation statutaire.
Option 2 – Reporter l’assemblée jusqu’à un retour à la normale
La deuxième option consiste à reporter l’assemblée générale jusqu’à ce que la situation soit redevenue normale. Cela est également permis si l’assemblée a déjà été convoquée à condition que les actionnaires et les membres soient correctement informés. A cet effet, l’arrêté prévoit un report jusqu’à dix semaines.
Concrètement que pouvez-vous faire ?
Nous pensons vivement qu’il est souhaitable d’organiser votre assemblée générale en vidéoconférence dans la mesure du possible.
Cela permet de suivre la présentation des comptes et facilite les discussions.
Vous pouvez y participer via votre ordinateur ou via une tablette (grand format d’écran préconisé)
Ensuite, vous pourrez signer la feuille de présence ainsi que marquer votre approbation des comptes annuels via notre plateforme de signature électronique Connective.
Outil pratique pour organiser votre assemblée générale en vidéoconférence
Nous avons mis en place un outil gratuit, sans inscription ni installation vous permettant de créer une salle de discussion pour tenir votre assemblée générale virtuelle.
Il suffit de vous rendre sur https://ag.cogitax.be/’lenomdevotreentreprise’ (exemple: https://ag.cogitax.be/cogitax ) pour accéder à la vidéoconférence et partager votre écran avec vos actionnaires.
Fonctionnement : Documentation